Não misture o caixa com o bolso

Fonte: Diário do Comércio, 03/03/2013 20:59

A gestão financeira de uma pessoa física que seja dona de uma empresa deve ser ainda mais rigorosa do que a de um assalariado. Não importa se o empreendedor tem um negócio de pequeno ou médio porte: é preciso ter controle dos gastos – que não devem exceder os recebimentos no mês. E ainda separar o que vai para o bolso e o que vai para o caixa da empresa.

Uma tentação comum é  misturar as finanças pessoais com as da empresa. “O empresário entende que o dinheiro é dele – e não da empresa – porque é fruto do seu trabalho. Usa  para comprar carro, pagar o condomínio… A situação foge de controle até ele perceber que o que a empresa gera de lucro não dá para pagar a prestação da casa”, explica o consultor do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo (Sebrae-SP) Reinaldo Messias.

Influência cultural

Especialistas dizem que esse comportamento danoso para a empresa – porque leva à descapitalização – é cultural  no Brasil. E, por isso, o primeiro princípio a ser seguido pelos empreendedores deve ser o de separar definitivamente as contas. Uma planilha deve computar o dinheiro do caixa da empresa para capital de giro, pagamento de despesas e investimentos na própria operação. Outra planilha organiza o recurso que vai para o bolso, também chamado de pró-labore (retirada do sócio) e a participação nos lucros. “Na hora de pagar alguma conta maior do que o salário, o empresário deve pegar um empréstimo da sua conta pessoa física e não usar o dinheiro da empresa”, afirma Messias.

O professor de Sistema Financeiro Nacional e de Macroeconomia da Fundação Instituto de Pesquisas Contábeis, Atuariais e Financeiras (Fipecafi) Silvio Paixão diz que um dos maiores erros do empreendedor é tomar financiamento pela conta-corrente da pessoa jurídica para comprar algo para si ou para alguém da família. “Isso entra na contabilidade da empresa e começa a macular o fluxo de caixa. Os números sobre as despesas ficam ‘poluídos’, não se sabe o que é pessoal e o que é operacional, o que dificulta a tomada de decisões”, afirma.

Paixão, também consultor sobre o assunto, diz que o empresário tem de sentir a necessidade de fazer a separação das contas e ter determinação na tarefa. “As finanças pessoais devem ficar apartadas das corporativas porque os objetivos, controles e informações não podem se misturar. Nem o profissional que cuida das finanças da empresa deve ser o mesmo que administra as contas pessoais ou da família.” Para o professor, a separação é saudável para que os assuntos financeiros pessoais fiquem restritos à família, de forma a manter a privacidade e a segurança.

Um olhar de sócio

Um jeito de fazer a separação, afirma Paixão, é pelo seguinte exercício: o empresário deve olhar para a empresa como sócio, isolando sua posição como colaborador ou executivo. E vice-versa. “Quando olhar como sócio vai querer que a empresa produza mais, gere lucro, cresça e distribua dividendos. Quando colocar o sapato de executivo, provavelmente vai tentar melhorar os processos todo dia, de modo que pague os sócios sem que a saúde financeira da empresa seja afetada. Aí chega a encruzilhada porque, como sócio, vai ter de determinar quanto vai receber de pró-labore e com que frequência vai receber dividendos. E quanto vai receber como se fosse executivo da empresa”, explica.

Muitas vezes, a presença de um ou mais sócios facilita a separação das contas desde a constituição da empresa, na opinião do sócio-proprietário da Atrativa Indústria Gráfica, Antônio Wanderley Magalhães, de 58 anos. “Minha formação é em publicidade e propaganda, mas cuido mais da área administrativa e financeira. Na nossa empresa, os sócios têm o pró-labore. Quando há resultado, fazemos uma retirada de 10% do lucro líquido. Quando esse resultado não ocorre, como nos últimos tempos, não retiramos”, relata. Segundo ele, o setor de gráficas tem sentido as mudanças que os meios digitais provocaram nos hábitos dos leitores. Magalhães explica que há mais publicações para imprimir, mas com tiragens menores, o que afeta sua receita. “Foi importante ter adotado a separação das finanças desde cedo, porque hoje consigo enxergar bem o resultado da empresa, saber se está positivo ou negativo”, afirma o empresário.

Para Messias, do Sebrae-SP, o primeiro passo para separar as contas é de caráter mais comportamental. Primeiro é preciso reconhecer que existe uma confusão de contas e avaliar se vale a pena colocar em risco o projeto de negócios (a empresa) em prol de um projeto de vida (aumento do patrimônio pessoal). “Sem o primeiro, o segundo não se sustenta”, afirma. Além de reconhecer o problema, Messias diz que é necessário agir e separar radicalmente as contas. Assim, quem acha que precisa retirar um valor superior de pró-labore e participação nos lucros deve aumentar a capacidade de vendas ou reduzir custos, para que o lucro da empresa seja superior.

Como fixar o pró-labore

O pró-labore deve ser estabelecido levando-se em conta as necessidades do empresário. “Costumo recomendar que o pró-labore seja um valor que equivale a todas as despesas básicas mensais com moradia, luz, consumo e educação. Além disso, o empreendedor pode fazer a retirada de uma parte do lucro mensal. Recomendo que esse complemento da renda seja o equivalente a 25% do lucro apurado no mês. Isso acaba gerando um desafio ao empreendedor, que é de fazer o lucro crescer para retirar sempre mais a cada mês”, afirma o consultor do Sebrae-SP. Tudo isso, no entanto, não pode ser uma conta feita só de cabeça. É preciso registrar tudo e fazer um controle gerencial atento dos gastos, segundo o professor de finanças do Instituto de Ensino e Pesquisa (Insper), Alexandre Chaia. Para ele, o problema está mais na falta de controle dos gastos.

Para a veterinária e proprietária do Pet Family, Marisol Midori Mizuno, de 37 anos, o processo de conscientização começou há um ano. “Comecei fazendo uma consulta ao Sebrae-SP sobre a separação das finanças pessoais das contas da empresa. Isso me levou a perceber que preciso aumentar a receita, e fui fazer um módulo sobre marketing. O próximo passo será estudar fluxo de caixa.”

A veterinária e sua sócia misturavam as finanças e tinham a falsa impressão de que havia lucro. “Achei que teria de fechar a clínica até descobrir que não sabíamos diferenciar pró-labore de lucro. Assim, não havia sobra para imprevistos. Temos um giro grande e um lucro pequeno porque atendíamos muitas organizações não-governamentais e fazíamos caridade com o dinheiro da empresa”, afirma.

O contador e conselheiro do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRC-SP) Sebastião Luiz Gonçalves dos Santos, diz que a confusão entre as contas é cultural mesmo. “Existe um princípio contábil no qual a pessoa física tem uma vida e a empresa tem outra”, afirma.

O contador explica que os valores do pró-labore e da retirada de lucro pelo sócio devem ser informados ao contador, que tem de documentar tudo em balanços. “Ao fazer uma retirada, o empresário deve depositar em uma conta pessoa física, onde fará todos os pagamentos pessoais. Se precisar, pode até pegar um empréstimo ou adiantamento da empresa, mas isso deve ser documentado”, diz.

Em dia com o fisco

Santos, do CRC-SP, lembra ainda que o fisco hoje tem muitas informações cruzadas com a declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF). “Por isso, as retiradas do sócio de participações nos lucros têm de estar discriminadas dentro de uma estruturação contábil. Se o empresário pega aleatoriamente o dinheiro – sem que isso seja registrado – pode não ter como provar se é um rendimento não tributado e pode ser multado com a cobrança de imposto devido, mais juros e multa de ofício de 75% até 150%”, afirma o contador.

Controle facilita crescimento da empresa

O diretor de serviços a empreendedores da organização não-governamental Endeavor, Marcos Simões, lembra que à medida que a empresa cresce, a separação das contas se torna uma necessidade. “Quando ela precisar de novos sócios, de capital de fundos de investimentos em participações ou mesmo concorrer em licitações públicas vai ter de se adequar e fazer balanços contábeis auditados. Essa organização ajuda também a melhorar a análise que o banco faz da empresa. Se ele esperar precisar disso para separar as contas pode ter mais custos”, explica Simões.

O fato de confundir as contas pode levar o empresário a perder noção clara do desempenho do negócio e do lucro da empresa. “Ele não vai saber se seu lucro ou margem como percentual da receita está baixo ou alto em relação ao setor em que atua porque na hora de descontar as despesas das receitas não saberá quantas delas são pessoais ou próprias da empresa”, diz.

Embora não seja ilegal do ponto de vista fiscal que a empresa pague algumas despesas de executivos expatriados como apartamento ou carro, no caso do dono da empresa o risco é maior na confusão do papel de gestor com o de empreendedor. “Um exercício para o dono da empresa definir um pró-labore é fazer uma pesquisa de quanto ele pagaria para um executivo substituí-lo. Se chegar à conclusão de que suas despesas pessoais são maiores do que o salário de mercado de um executivo, pode haver um problema”, afirma.

Ele defende que o empresário receba um pró-labore mensal como se fosse um executivo de mercado e dividendos uma vez ao ano.

O diretor da Endeavor lembra, ainda, que para evitar a confusão das contas o ideal é ter todos os controles separados, inclusive um contador para fazer a contabilidade da empresa e outro para fazer a declaração do imposto de renda. Além disso, ele recomenda que as contas-correntes sejam separadas e os cartões de crédito também. “O mais difícil é separar tudo mentalmente. É preciso registrar”, diz.

 

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